Frühjahrsputz im Aktenordner

Nur einige wenige persönliche Dokumente brauchen einen Dauerplatz im heimischen Aktenschrank. Das sind im Wesentlichen Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden von Angehörigen, Schul- und Arbeitszeugnisse sowie notarielle Verträge, Testamente und Vorsorgevollmachten.

Ihre Belege müssen Privatleute zwar nicht mehr bei der Steuererklärung einreichen. Dennoch sollten sie sie solange aufbewahren, bis der Steuerbescheid da ist. So lässt sich nämlich leichter entscheiden, ob ein Einspruch sinnvoll ist. Hinzu kommt: Das Finanzamt kann den Bescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, wenn etwa Rechenfehler vorliegen oder nachträglich neue Tatsachen bekannt werden. Auch dafür ist es gut, wenn man auf die Originaldokumente zurückgreifen kann.

Für Privatleute gibt es darüber hinaus zwei spezielle gesetzliche Aufbewahrungsregeln:

1. Handwerkerrechnungen, die in der Steuer auftauchen, und dazugehörige Kontoauszüge müssen zwei Jahre liegen bleiben.
2. Wer Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 Euro pro Jahr erzielt, muss sechs Jahre lang alle Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten aufbewahren.

Der jeweilige Vertrag und der Versicherungsschein bleiben im Archiv, so lange die Versicherung läuft. Bei Schreiben über Tarifänderungen oder Statusanzeigen reicht es, das jeweils aktuellste aufzubewahren. Auszahlungsbescheide von Lebens- oder Rentenversicherungen sollten noch etwas länger verwahrt werden – hier können sich immer mal noch steuerliche oder erbrechtliche Fragen ergeben.

Bei Unterlagen zu Bank- oder Fondssparplänen gibt ebenfalls die Vertragslaufzeit die Aufbewahrungszeit vor. Das letzte Schriftstück der Bank nach Ablauf oder Kündigung bleibt für eventuelle Steuer- oder Erbschaftsfragen noch darüber hinaus in der Ablage.

Kontoauszüge sind eine Art „finanzielles Tagebuch“ und weisen in verschiedenen Situationen Zahlungen und Einkünfte nach. Hier ist in der Regel die Verjährung eine gute Messlatte. Gewährleistungsansprüche aus einem Kauf oder bei Reisemängeln verjähren zum Beispiel nach zwei Jahren. Rückforderungsansprüche etwa von zu Unrecht erhobenen (Kredit-)Gebühren oder der Mietkaution verjähren nach drei Jahren. Ebenfalls drei Jahre lang kann ein Verkäufer seinen Kaufpreis einfordern. Es sei denn, der Käufer kann mittels Kontobeleg nachweisen, dass er längst bezahlt hat.

Wenn es später um die Höhe der gesetzlichen Rente geht, muss sich die gesamte Erwerbsbiografie nachweisen lassen. Der Arbeitgeber meldet der Deutschen Rentenversicherung (DRV) automatisch, wann wer beschäftigt ist. Ausbildungs-, Krankheits- oder Elternzeiten lassen sich dagegen durch Ausbildungsverträge, Zeugnisse, Dokumentationen der Krankenkassen oder Geburtsurkunden der Kinder nachweisen – diese Schriftstücke sollten also vorhanden sein. Tipp: Rechtzeitig vor der Rente im Wege einer Kontenklärung bei der DRV prüfen lassen, ob wirklich alle Zeiten erfasst sind. Fehlende Nachweise lassen sich dann oft noch auftreiben

Kauf- und Verkaufsverträge von Immobilien sollten immer im Original archiviert werden.

Mit Blick auf einen möglichen späteren Verkauf verwahrt der Eigenheimbesitzer darüber hinaus am besten auch Dokumente, die den Zustand der Immobilie und bauliche Maßnahmen dokumentieren können: Pläne, Gutachten oder Handwerkerrechnungen.

Die Darlehensverträge bleiben so lange in der Ablage, bis sie abgewickelt sind, und die Unterlagen auch nicht mehr für die Steuer gebraucht werden.

Die Verjährung für Mängelbeseitigungsrechte dauert bei den meisten Werkverträgen zwei Jahre. Bei Leistungen rund um ein Bauwerk sind es sogar fünf Jahren. So lange bleiben auch die Rechnungen im Ordner.