Knigge für Onlinemeetings

Keine Frage: Videokonferenzen sind bequem und ersparen im Berufsleben viel Reisezeit. Und ermöglichen es während der Corona-Pandemie auch im Homeoffice mit seinen Kollegen und Vorgesetzten in Kontakt zu bleiben und die Arbeitsabläufe möglichst normal weiterlaufen zu lassen. Doch die anfängliche Begeisterung für Skype, Zoom und andere Konferenzsysteme lässt bei vielen Arbeitnehmern langsam nach. Denn gute und produktive Onlinemeetings mit zig Leuten brauchen einige Spielregeln, damit wir nicht in Endlos-Konferenzen stranden.

Prüfen Sie im Vorfeld Technik und Software, die Sie verwenden werden. Ist vielleicht noch ein Update nötig? Testen Sie beispielsweise auch die Tonqualität und Lautstärke des Mikrofons, das Kamerabild und die Lichtverhältnisse – am besten in aller Ruhe bei einem Testlauf mit einem Freund oder Kollegen.

Versuchen Sie möglichst direkt in die Kamera zu schauen – und damit Ihrem Gegenüber in die Augen. Besonders bei einer kurzen Selbstvorstellung am Anfang des Gesprächs ist das hilfreich und schafft Nähe, trotz der räumlichen Distanz. Vorteilhaft ist, wenn die Kamera auf Augenhöhe ist. Eventuell hilft es, einige dicke Bücher unters Laptop zu legen. Gerade wer im Homeoffice sitzt, sollte darauf achten, nicht zu viele private Einblicke zu geben. Daher: Schreibtisch aufräumen und für einen neutralen Hintergrund und eine möglichst ruhige Umgebung sorgen.

Gerade wenn Sie in einer relativ großen Runde mit acht oder zehn Teilnehmern konferieren, sollte jeder möglichst langsam, laut und deutlich sprechen – und den anderen ausreden lassen. Idealerweise gibt es (besonders bei größeren Meetings) einen Moderator, der das Rederecht erteilt. Wer nicht an der Reihe ist, sollte sein Mikrofon auf stumm stellen, um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu vermeiden.

Überflüssige Meetings sind Produktivitätskiller. Was für persönliche Bürositzungen gilt, trifft auch für Videokonferenzen zu. Sicher sorgt ein morgendliches Team-Treffen der Mitarbeiter im Homeoffice für ein Wir-Gefühl – und sorgt dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben und keiner zuhause vereinsamt. Aber zwei oder drei Online-Meetings hintereinander kosten nicht nur viel Zeit, sondern zehren auch an der Konzentration. Tipp: Längere Pausen zwischen einzelnen Konferenzen einplanen – zum Ab- und Umschalten.

Bloß keine Dauer-Online-Meetings: Eine vorab an alle Teilnehmer versendete Agenda hilft, das Treffen kurz und knapp zu halten. Um welches Thema geht es? Welche Tagesordnungspunkte stehen auf dem Programm? Welche Entscheidungen müssen gefällt werden? Wer ist zugeschaltet? Ein solcher Plan macht es allen Beteiligten leichter, sich gut auf die Konferenz vorzubereiten und sie produktiv zu nutzen.

Jeder Teilnehmer sollte vermeiden, während eines Online-Meetings andere Dinge nebenbei zu erledigen. Daher: Bitte nicht nebenbei auf dem Smartphone Nachrichten tippen oder News lesen, sondern das Handy möglichst ausschalten oder zumindest auf lautlos. Hintergrundmusik und andere Ablenkungen verbannen. Die Chat-Funktion in Konferenz-Tools kann schnell zur Ablenkungsfalle werden. Auch wenn es verführerisch ist, mal eben der Lieblingskollegin eine kleine private Nachricht zu senden – lassen Sie es besser. Das gilt auch für Essen während einer gemeinsamen Sitzung.