To-Do-Listen effizienter machen

To-Do-Listen sind beliebt. Auf vielen Schreibtischen liegen Zettel, auf denen sich eine Aufgabe an die nächste reiht. Und gerade wer aktuell wegen Corona im Homeoffice sitzt, versucht vielleicht mit den Listen das eigene Zeitmanagement zu optimieren und den Arbeitsalltag besser zu organisieren. Doch falsch geführt können die Aufgaben-Listen Frust und Überforderung verursachen.

Die meisten To-Do-Listen quellen über mit Punkten. Schnell ist das Blatt voll geschrieben – und wer 15 oder 20 Aufgaben bunt gewürfelt vor sich stehen hat, weiß gar nicht, womit er anfangen soll. Lothar Seiwert, Zeitmanagement-Experte und Buchautor rät, jeden Arbeitstag mit dem wichtigsten Projekt zu beginnen. „Selbst, wenn ich sonst nicht mehr viel schaffe, mache ich mit dem guten Gefühl Feierabend, den dicksten Brocken auf dem Schreibtisch angegangen zu sein.“

Bewährt hat sich die Methode, mehrere Listen zu führen: Eine „Master-To-Do-Liste“, auf der wirklich alle Aufgaben, ob groß oder klein, festgehalten werden – damit nichts in Vergessenheit gerät. Und ergänzend dazu die wichtige Tagesliste. Sie sollte die Aufgaben klar priorisieren. Eine gute Reihenfolge für die Aufgaben findet man mit dem Eisenhower-Prinzip: „Wichtig/dringend“: Sofort selbst machen. Für „wichtig/nicht dringend“ einen Termin für später festlegen. „unwichtig/dringend“ möglichst an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren und „unwichtig/nicht dringend“ wandert direkt in den Papierkorb.

Hilfreich fürs Bestücken der täglichen To-Do-Liste ist die sogenannte „1-3-5-Regel“. Ganz oben steht mit der Nummer 1 die wichtigste Tagesaufgabe, die auf jeden Fall abgehakt werden muss. Drunter listen Sie drei Punkte auf, die heute auch noch erledigt werden sollten. Und zum Schluss folgen noch fünf kleinere To-do's, beispielsweise Routineaufgaben wie E-Mails abarbeiten oder Rechnung schreiben oder bezahlen.

Generell gilt: Die Liste nicht zu voll packen und großzügige Zeitpuffer einplanen. Faustregel: 60 Prozent des Tages verplanen, der Rest sollte frei bleiben – für Pausen und Unvorhergesehenes.

Jeder liebt den Moment, wenn man einen Punkt seiner Liste abhaken kann. Doch wer zu große und komplexe Projekte aufschreibt, kommt viel zu selten in den Genuss dieses Belohnungseffekts. Tipp: Unterteilen Sie Mammutaufgaben in viele kleinere Einzel-Projekte, die sich auch an einem Tag locker erreichen lassen. Das hält die Motivation hoch – und nimmt komplexen Aufgaben den Schrecken.

Idealerweise vor dem Feierabend die To-do-Liste für den nächsten Arbeitstag machen – als eine Art Übergabe an sich selbst. Das hilft morgens direkt und frisch mit den wichtigsten Aufgaben zu starten – und macht den Kopf frei für einen relaxten Abend. Das ist besonders für alle, die jetzt überwiegend im Homeoffice arbeiten, wichtig. Schöner Nebeneffekt: Wer vor dem Zubettgehen seine Projekte für den nächsten Tag notiert, schläft schneller ein, hat eine Studie von Psychologen herausgefunden.

Der eine liebt handschriftliche Listen, der andere Papier-Vordrucke mit Abhak-Kästchen. Und viele führen ihre To-do-Listen lieber in digitaler Form per Smartphone und Tablet. Egal, ob Papier-Klassiker oder App-Variante – einfach ausprobieren, was im Alltag am besten klappt und vor allem am meisten motiviert und Spaß macht.